Deklaracja dostępności to obowiązkowy dokument dla podmiotów publicznych, które prowadzą serwisy internetowe, BIP lub aplikacje. Jej celem jest poinformowanie użytkowników, w jakim stopniu dana witryna, usługa online albo rozwiązanie mobilne jest dostępne dla osób z różnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami.

Nie jest to zwykły tekst informacyjny. Dokument powinien być przygotowany w sposób uporządkowany, zgodny z wymaganiami i zrozumiały dla odbiorcy. Szczególne znaczenie ma struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności, ponieważ określa, jakie informacje powinny znaleźć się w treści oraz jak należy je oznaczyć technicznie.

Wersja 2.0 porządkuje zasady przygotowania i publikacji tego dokumentu. Dzięki temu opis stanu serwisu ma być nie tylko formalnie poprawny, ale także czytelny, łatwy do odnalezienia i możliwy do obsługi przez osoby korzystające z technologii wspomagających.

Czym jest deklaracja dostępności?

Deklaracja dostępności to informacja o stanie serwisu lub aplikacji pod kątem wymagań dla osób ze szczególnymi potrzebami. Podmiot publiczny powinien wskazać w niej, które elementy są zgodne z wymaganiami, które są niedostępne oraz w jaki sposób można zgłosić problem lub uzyskać informację alternatywną.

W praktyce dokument pomaga osobie korzystającej z serwisu sprawdzić, czy może samodzielnie skorzystać z treści, formularzy, plików PDF, usług online lub aplikacji. Jeżeli część elementów nie spełnia wymagań, opis powinien jasno wyjaśniać, czego dotyczy problem i jak można otrzymać potrzebną informację w innej formie.

Deklaracja nie powinna być tworzona „na oko”. Najlepiej, gdy opiera się na audycie dostępności cyfrowej, który sprawdza m.in. zgodność z WCAG 2.1, formularze, dokumenty, wersję mobilną, kontrast, nagłówki, linki, obsługę klawiaturą i działanie z czytnikami ekranu.

Co oznacza deklaracja dostępności 2.0?

Określenie deklaracja dostępności 2.0 odnosi się do zaktualizowanych warunków technicznych publikacji oraz układu dokumentu elektronicznego. Oznacza to, że dokument powinien mieć określony porządek, wymagane sekcje i właściwe oznaczenia w kodzie HTML.

Wersja 2.0 nie jest wyłącznie zmianą nazwy. To bardziej uporządkowany sposób prezentowania informacji o stanie serwisu, zgodności z wymaganiami, sposobie zgłaszania problemów, danych kontaktowych i procedurze skargowej. W praktyce zmieniono sposób oceny dostępności cyfrowej, dlatego dokument powinien jasno wskazywać, czy serwis jest zgodny, częściowo zgodny czy niezgodny z wymaganiami.

Ważne są również terminy. Nowe dokumenty należało przygotować zgodnie z warunkami technicznymi od 1 sierpnia 2024 r. Opracowania przygotowane wcześniej trzeba było zaktualizować zgodnie z warunkami technicznymi najpóźniej do 31 marca 2025 r. W praktyce oznacza to, że podmiot publiczny powinien sprawdzić, czy jego dokument jest przygotowany w wersji 2.0 w terminie i czy nadal opisuje aktualny stan serwisu.

Ważnym punktem odniesienia jest również 31 lipca 2024 r. — po tej dacie nowe dokumenty powinny być przygotowywane już według zaktualizowanych zasad. Jeżeli wcześniejszy opis powstał według starego wzoru, warto sprawdzić, czy nie wymaga dostosowania do aktualnych wymagań.

Ustawa o dostępności cyfrowej i obowiązki podmiotu publicznego

Podstawą przygotowania dokumentu jest ustawa o dostępności cyfrowej. Pełna nazwa aktu to ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Dlatego obowiązek dotyczy nie tylko pojedynczej witryny, ale również aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, jeżeli dany podmiot je posiada.

Dokument powinien odnosić się do dostępności podmiotu publicznego w zakresie usług online. Użytkownik powinien znaleźć w nim informacje o tym, jak zgłosić problem, kto odpowiada za kontakt, jakie są dane kontaktowe oraz czy istnieją inne sposoby uzyskania informacji.

Podmiot powinien również zadbać o opis dostępności podmiotu w szerszym kontekście. Nie chodzi wyłącznie o techniczny stan serwisu, ale także o informacje dotyczące dostępności usług, kontaktu, obsługi osób ze szczególnymi potrzebami oraz możliwych alternatywnych form komunikacji.

Ważne jest również miejsce publikacji. Link powinien być dostępny na każdej stronie internetowej, w stopce, w BIP albo w innym stałym miejscu. Jeżeli podmiot prowadzi kilka serwisów, powinien jasno wskazać, czego dotyczy dana deklaracja: głównej witryny, BIP, aplikacji, usługi online czy konkretnego systemu.

Publikacji oraz struktura dokumentu elektronicznego – dlaczego to ważne?

Fraza publikacji oraz struktura dokumentu elektronicznego może brzmieć technicznie, ale w praktyce oznacza konkretny obowiązek. Dokument powinien być opublikowany w odpowiednim miejscu, łatwy do znalezienia i zgodny z wymaganym układem treści.

Nie wystarczy przygotować dowolnego tekstu i umieścić go przypadkowo w serwisie. Dokument powinien być dostępny jako strona HTML, mieć logiczne nagłówki, czytelne linki, listy oraz odpowiednio oznaczone sekcje. Dzięki temu będzie zrozumiały zarówno dla użytkowników, jak i dla technologii wspomagających.

Przy wdrożeniu warto zwrócić uwagę na warunki techniczne publikacji oraz struktura dokumentu. W niektórych materiałach pojawiają się także odniesienia do przykładów kodu HTML, które pomagają prawidłowo oznaczyć wybrane elementy. Nie chodzi jednak o samo skopiowanie wzoru, ale o poprawne wdrożenie go w konkretnym serwisie.

Sama publikacja deklaracji dostępności powinna być wykonana w taki sposób, aby użytkownik nie musiał jej szukać w wielu miejscach. Link do dokumentu powinien być widoczny, opisany zrozumiale i dostępny z poziomu stałych elementów serwisu.

Co powinien zawierać dokument?

Dobrze przygotowany dokument powinien zawierać najważniejsze informacje o serwisie, aplikacji lub usłudze online. W praktyce warto uwzględnić:

• nazwę serwisu lub aplikacji,

• nazwę podmiotu publicznego,

• datę publikacji serwisu lub aplikacji,

• datę sporządzenia dokumentu,

• datę ostatniego przeglądu,

• status zgodności z wymaganiami,

• opis niedostępnych treści,

• powody ewentualnej niedostępności,

• sposób zgłaszania problemów,

• dane kontaktowe,

• procedurę wnioskowo-skargową,

• informacje o dostępności architektonicznej,

• informacje o dostępności informacyjno-komunikacyjnej,

• informacje o każdej aplikacji mobilnej, jeżeli podmiot ją posiada.

Opis powinien być prosty i konkretny. Celem nie jest samo spełnienie obowiązku, ale przekazanie jasnej informacji osobie, która chce skorzystać z usługi.

W części dotyczące dostępności warto unikać ogólnych stwierdzeń bez wyjaśnienia. Jeżeli serwis jest częściowo zgodna z wymaganiami, trzeba wskazać, które elementy wymagają poprawy i dlaczego. Jeżeli część treści jest niedostępna, należy podać powód oraz sposób uzyskania informacji alternatywnej.

Przegląd i aktualizacja deklaracji

Dokument nie powinien być przygotowany raz i pozostawiony bez zmian. Serwisy internetowe, BIP i aplikacje stale się zmieniają. Pojawiają się nowe formularze, pliki PDF, treści, banery, moduły i funkcje. Każda taka zmiana może wpłynąć na zgodność z wymaganiami.

Dlatego ważny jest regularny przegląd deklaracji dostępności. Pozwala on sprawdzić, czy dokument nadal opisuje rzeczywisty stan serwisu, czy dane kontaktowe są aktualne i czy treść odpowiada obowiązującym warunkom technicznym. Warto pamiętać także o terminie przeglądu deklaracji dostępności, szczególnie po większych zmianach w serwisie.

Aktualizacja jest szczególnie ważna po audycie dostępności cyfrowej, po wdrożeniu poprawek, po zmianie układu serwisu lub po dodaniu nowej usługi online. Jeżeli dokument był przygotowany według starego wzoru, należy go zaktualizować zgodnie z warunkami technicznymi.

Przegląd nie powinien ograniczać się wyłącznie do daty w stopce dokumentu. Należy sprawdzić rzeczywisty stan serwisu, aktualność danych kontaktowych, poprawność linków, zakres niedostępnych elementów oraz to, czy opis nadal odpowiada usługom faktycznie udostępnianym użytkownikom.

Ocena dostępności cyfrowej strony

Rzetelna ocena dostępności cyfrowej strony powinna być podstawą przygotowania dokumentu. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że serwis jest „zgodny” albo „częściowo zgodny”. Użytkownik powinien otrzymać konkretną informację, które elementy działają prawidłowo, a które są problematyczne.

Ocena powinna obejmować formularze, pliki PDF, wersję mobilną, komunikaty, linki, strukturę nagłówków, kontrast, obsługę klawiaturą i działanie z technologiami wspomagającymi. Jeżeli serwis ma elementy niedostępne, dokument powinien to jasno wskazywać i wyjaśniać, w jaki sposób można uzyskać informację alternatywną.

Warto korzystać z aktualnych źródeł, takich jak portal gov.pl, materiały, które Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało, oraz generator deklaracji dostępności. Trzeba jednak pamiętać, że generator nie zastępuje audytu. Pomaga przygotować szkielet dokumentu, ale nie oceni faktycznego stanu witryny.

Dla kogo jest ważna deklaracja dostępności?

Dobrze przygotowana deklaracja dostępności pomaga użytkownikom szybko sprawdzić, jakie są ograniczenia serwisu i jak mogą zgłosić problem. Jest ważna dla osób niewidomych, słabowidzących, głuchych, seniorów oraz wszystkich osób, które mogą mieć trudność z obsługą strony lub aplikacji.

W dokumencie warto uwzględnić również informacje dotyczące dostępności w szerszym rozumieniu, np. możliwość skorzystania z tłumacza polskiego języka migowego, zasady wejścia z psem asystującym, dostępność budynku, napisy, audiodeskrypcję albo alternatywne formy kontaktu.

Dokument powinien być pełni dostępny cyfrowo dla osób korzystających z technologii wspomagających. Oznacza to poprawne nagłówki, logiczną kolejność treści, działające linki, czytelne listy i brak elementów, które utrudniają odczyt przez czytniki ekranu.

Dokument jest ważny także dla podmiotu publicznego. Pokazuje, że organizacja zna stan swojego serwisu, ma świadomość ewentualnych barier i potrafi wskazać sposób kontaktu. Dobrze opracowany opis ułatwia komunikację z użytkownikami i porządkuje obowiązki związane z dostępnością.

Jeśli chcesz zaplanować budżet na przygotowanie lub aktualizację dokumentu, sprawdź koszt przygotowania deklaracji dostępności i dobierz zakres usługi do swojej strony internetowej, BIP, aplikacji lub systemu online.

Podsumowanie

Deklaracja dostępności 2.0 to ważny element cyfrowej obsługi użytkowników. Nie jest to zwykły tekst na stronie, ale dokument, który powinien mieć określoną treść, poprawny układ i właściwą formę publikacji.

Prawidłowa struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności pomaga szybko znaleźć najważniejsze informacje, zgłosić problem i zrozumieć, w jakim stopniu serwis lub aplikacja są dostępne. Dobrze przygotowany dokument powinien być aktualny, zrozumiały, oparty na rzeczywistym stanie serwisu i zgodny z warunkami technicznymi.

Najlepszym rozwiązaniem jest połączenie przygotowania dokumentu z audytem dostępności cyfrowej. Dzięki temu deklaracja nie będzie tylko formalnością, ale realnym narzędziem komunikacji z użytkownikami.

------------

Dziękujemy, że jesteś z nami i wspierasz twórczość dostępną na CKsport.pl. Kliknij w link poniżej i postaw naszej redakcji symboliczną kawę.